Sama licencja Copilot nie zwalnia z konieczności ustalenia zasad korzystania z AI. W firmach dbających o bezpieczeństwo zwykle definiuje się np.:

jakie dane można wprowadzać do AI,
jak anonimizować dane klientów,
jak postępować z dokumentacją techniczną,
kto może korzystać z funkcji AI,
jak długo przechowywane są dane.

Patrząc na nasze wcześniejsze rozmowy:

pozostawiasz pocztę w webd.pl,
DNS zostaje w Cloudflare,
wdrażasz Microsoft 365 stopniowo,
zależy Ci na bezpieczeństwie bardziej niż na oszczędności kilku złotych miesięcznie,

to osobiście uznałbym zakup wersji z Copilotem za rozsądny wybór dla kluczowych użytkowników. Nawet jeśli dziś nie wykorzystasz wszystkich funkcji związanych z Exchange Online, zyskujesz spójne środowisko pracy i mniejsze ryzyko, że pracownicy zaczną korzystać z niesprawdzonych, prywatnych narzędzi AI.

Najważniejsze jednak byłoby dla mnie wdrożenie:

MFA dla wszystkich kont. (weryfikacja dwustopniowa)
Intune dla firmowych urządzeń. (wyższa licencja - ENTERPRISE - nie dla nas)
Zasad korzystania z AI.
Regularnych kopii zapasowych najważniejszych danych.

Patrząc na to, co już masz wdrożone w ETISOFT:

✅ kopie zapasowe na kilka serwerów
 ✅ procedury jakości (ISO 9001)
 ✅ indywidualne konta Microsoft 365
 ✅ plan korzystania z Copilota w środowisku firmowym

to MFA byłoby obecnie najważniejszym kolejnym krokiem.

Kiedy włączyć MFA?

Najlepiej od razu po utworzeniu użytkownika i przypisaniu licencji.

Przykładowy proces:

Tworzysz użytkownika jan.kowalski@etisoft.krakow.pl.
Przypisujesz licencję Microsoft 365.
Użytkownik loguje się pierwszy raz.
System wymusza konfigurację aplikacji Microsoft Authenticator.
Dopiero potem użytkownik zaczyna normalnie korzystać z Office i Copilota.

W ten sposób od pierwszego dnia konto jest chronione.

Gdzie to ustawić?

Jako administrator:

Wejdź do Microsoft Entra Admin Center.
Otwórz: Identity → Users → Per-user MFA

lub

Włącz Security Defaults dla całej organizacji.

Dla małej firmy zwykle polecam właśnie Security Defaults, ponieważ:

jest proste,
nie wymaga dodatkowych licencji,
wymusza MFA wszystkim użytkownikom,
blokuje starsze, mniej bezpieczne metody logowania.
Intune

Tutaj miałeś rację podczas wcześniejszych testów.

Przy licencji Business Standard nie masz pełnego Intune.

Pełne zarządzanie urządzeniami wymaga zwykle:

Microsoft 365 Business Premium lub
osobnej licencji Intune.

W Twoim przypadku nie uważałbym tego obecnie za priorytet.

Największy wzrost bezpieczeństwa uzyskasz dziś przez:

MFA.
Dobre hasła.
Kopie zapasowe.
Szkolenie użytkowników.
Korzystanie z firmowego Copilota zamiast prywatnych narzędzi AI.
Moja rekomendacja dla ETISOFT

Gdy będziesz dodawał kolejnych pracowników:

Utwórz konto Microsoft 365.
Przypisz licencję.
Wymuś MFA.
Zainstaluj Office.
Dopiero wtedy wydaj dane logowania użytkownikowi.

To jest bardzo rozsądny poziom bezpieczeństwa dla firmy posiadającej wdrożone procedury jakości i pracującej na dokumentacji firmowej.
---------------------------------------------
Dla pracownika, który odchodzi z firmy:

Zablokuj logowanie do konta
Wyloguj ze wszystkich sesji
Odbierz licencję Business Standard
Odbierz licencję Copilot